MODELO CARTA RECLAMACION DEUDA

La utilización de una carta puede resultar una herramienta muy útil y económica cuando en nuestra empresa no se disponen de recursos humanos, materiales y financieros para realizar una gestión de cobros telefónica o mediante visitas al moroso.

La utilización de una carta con la intención de recuperar impagados es un método con escaso éxito, pero aún así, merece la pena intentarlo.

La redacción ha de ser sencilla y clara. La carta ha de exponer el impago y nuestro deseo que dicho impago sea satisfecho. Se pueden enviar por correo postal normal, aunque para dotarle de una mayor seriedad y, sobretodo, para garantizar su recepción es mejor el correo certificado.

La primera carta que enviemos ha de ser amistosa. Es decir, no empecemos a amenazar con denuncias, ya que puede ser simplemente un descuido o un error. Por tanto, en la primera comunicación simplemente debemos detallar la deuda impagada: El nº de factura/albarán, importe, fecha de vencimiento, concepto, etc. Es decir, todos aquellos datos necesarios para identificar inequívocamente la deuda.

A /A.............................................

En ................ a ... de ................ de ........

Muy Sr. mio,

Nos ponemos en contacto con Ud. en referencia a la Factura Nº .................. de fecha........................, por importe de ....................... euros, con vencimiento el día ..................... y correspondiente a la .........................................(venta de material, prestación de servicios, etc.).
El motivo de la comunicación es que hasta la fecha no hemos recibido la confirmación del pago de la factura mencionada, por lo que le rogaríamos que efectuara el abono de la misma lo antes posible.
Si tiene cualquier duda al respecto puede ponerse en contacto con el Sr./a ........................................ en el siguiente teléfono ................................

Sin otro particular, aprovecho para enviarle un cordial saludo.

(Firma del responsable)

(Nombre y Cargo)

Si este primer intento de comunicación por carta no ha surtido efecto, habrá que recurrir a una segunda carta algo más contundente, indicando además de los datos habituales, una fecha límite para realizar el pago. También en conveniente hacer referencia a la primera carta, de tal forma que quede constancia que ésta es una segunda comunicación.

A/A............................................

En ............................... a ... de ...................... de .......

Muy Sr. mio,

Nos ponemos de nuevo en contacto con Vds. en referencia a comunicación que les enviamos con fecha ........................... y en la cual les indicábamos una factura que nos consta como pendiente de pago.
En concreto se trata de la Factura Nº .................... emitida el pasado día ........................., por importe de ........................ euros, con vencimiento el día ...........................
Les agradeceríamos que regularizaran su situación en un plazo máximo de 15 días.
Si tiene cualquier duda al respecto puede ponerse en contacto con el Sr./a .......................................................en el teléfono....................................... .
Sin otro particular, aprovecho para enviarle un cordial saludo.

(Firma del responsable)
(Nombre y Cargo)

Si con esta segunda carta tampoco obtenemos resultados, pasaremos a enviar una tercera carta tajante, y en ella exigiremos el pago inmediato e indicaremos la posibilidad de tomar medidas legales si no atienden a nuestras demandas.

A/A..............................................

En.......................... a .... de .....................de .....

Muy Sr. mio,

Nos ponemos de nuevo en contacto con Vds. en referencia a nuestras anteriores comunicaciones enviadas con fecha .............................y con fecha .................................
En ambas notificaciones les instábamos a hacer efectivo el pago pendiente correspondiente a la Factura Nº .................... emitida el pasado día.............................., por importe de ....................... euros, con vencimiento el pasado día ................................ .
Dado que hasta la fecha no hemos obtenido una respuesta satisfactoria por su parte, les rogaría que hicieran inmediatamente una transferencia por el importe indicado a la siguiente cuenta bancaria: .... .... .. ..........
En caso de que no puedan abonar dicho importe, le expresamos nuestra disponibilidad para negociar unos términos de pago que se puedan ajustar a ambas partes y que solucionen esta situación de impago.
Si por el contrario, optan por no pagar y no se ponen en contacto con nosotros, nos veremos en la obligación de abrirles un expediente de crédito moroso y de tomar aquellas acciones comerciales y/o legales que estimemos oportunas.

Atentamente,

(Firma del responsable)
(Nombre y Cargo)

Si esto tampoco funciona, habrá que ir pensando en tomar otras medidas, reclamando el impago telefónica o personalmente o bien tomando las acciones legales pertinentes.

Si decidimos tomar las acciones legales pertinentes, deberemos proceder a enviar un requerimiento al deudor, es decir, una carta que sirva como prueba fehaciente de que se ha requerido al deudor el pago de la deuda. Por tanto, hay que asegurarse que el deudor recibe la carta reclamando el pago, es más, no solo hay que demostrar que se ha enviado el requerimiento, sino que también hay que demostrar su contenido, y esto se puede hacer con un burofax o un telegrama, una simple carta certificada no valdría, puesto que sólo nos confirma que hemos enviado una carta, pero no confirma el contenido de la misma. De esta forma, si al final optamos por reclamar esta deuda por vía judicial podremos demostrar ante el juez que el deudor era consciente de su deuda y que aún así no la satisfizo.