A pesar del uso extendido del correo electrónico y el fax, las cartas siguen teniendo gran protagonismo en la vida empresarial mucho más amplio que en la vida ordinaria.

No existen cartas sin importancia en la empresa. Todas representan la posibilidad de establecer una relación, influir en determinas personas, establecer mejores relaciones comerciales o darse a conocer por los clientes potenciales.

Se envían cartas para remitir o solicitar información, resolver dudas, vender nuevas ideas y servicios, cartas de recordatorio, felicitaciones, y en general para mantener el contacto con las relaciones de la compañía.

La información recogida en este blog lo es solamente a nivel orientativo, antes de hacer uso de los modelos de cartas, escritos y contratos de los post, el visitante debe verificar su contenido y actualidad en alguna fuente oficial.

lunes, 30 de agosto de 2010

La insensibilidad del despido


El comunicar un despido a una persona por razones organizativas o económicas, es una de las labores más duras que le corresponden realizar a los profesionales de Recursos Humanos. Hay profesionales de Recursos Humanos que no han podido reprimir las lágrimas en la comunicación del despido, al considerar la decisión que les toca ejecutar injusta.
Por otro lado están los compañeros del despedido, que en el momento de ser informados de lo acaecido, surge el desanimo, la apatía y la frustración, poniéndose cada uno en lugar del despedido y pensando que el próximo puede ser el.
Pero el protagonista es la persona despedida la cual es normal que tenga sentimientos encontrados, frustración, ansiedad aguda, baja importante del auto-estima y en casos severos, hasta se puede llegar a entrar en una depresión.
Pero el fondo del asunto de este post no es como se sienten las diferentes partes de una organización después de afrontar un despido de uno de los empleados, sino la "insensibilidad que flota en el ambiente" a los pocos minutos de suceder el despido y desaparecer de nuestra vista, esa persona que llevaba veinte años trabajando junto a nosotros.
He visto muchos despidos, unos justos, otros menos justos y otros injustos, pero lo que siempre veo en el entorno, es esta realidad que os cuento, una vez que la persona despedida recoge sus cosas y se marcha, a los cinco minutos la gente sigue trabajando, se sigue haciendo chistes, y parece que todo continua igual, que no ha pasado nada, cuando no es así, ya que una “PERSONA” que ha estado junto a nosotros en los últimos 20 años, posiblemente más que las personas a las que más queremos, en principio no volverá a estar en ese nuestro entorno laboral.
Es definitiva el despido es como la vida misma.
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martes, 24 de agosto de 2010

CARTA SOLICITUD BAJA EN REGISTROS DE MOROSOS


Cuando hablamos de REGISTROS DE MOROSOS nos estamos referiendo a aquellos ficheros o registros en los que se recogen datos sobre deudas vencidas y no pagadas. Los principales problemas que plantean este tipo de registros es que pueden publicar datos erróneos, ya que en ocasiones, el pago de la deuda puede producirse fuera del circuito bancario o también puede ocurrir que pese a haber satisfecho íntegramente la deuda, siga apareciendo en el registro.

Como hay multitud de supuestos, la ley exige que se cumplan unas determinadas condiciones que figuran en el artículo 29 de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de datos de Carácter personal y la Instrucción 1/1995 de la Agencia Española de Protección de Datos EPD (AEPD).
Atendiendo a estas leyes, para poder incluir a una persona en un fichero de morosos deben cumplise las siguientes condiciones:

• La existencia previa de una deuda cierta, vencida y exigible, que haya resultado impagada. Debe tratarse de una cantidad líquida de dinero que se pueda cuantificar con facilidad y que no existan dudas acerca de su origen.
• El requerimiento previo de pago a quien corresponda, en su caso, del cumplimiento de la obligación. Antes de acudir a los ficheros es necesario reclamar las cantidades adeudadas.
• Que no exista ninguna prueba documental que contradiga los requisitos anteriores. Las dudas sobre la legitimidad de la deuda pueden determinar la desaparición cautelar del dato personal desfavorable (eliminar la deuda del fichero), como puede ocurrir en el caso de reclamaciones judiciales, administrativas o arbitrales.

• El acreedor o quien actúe por su cuenta deberá asegurarse de que concurren todos los requisitos exigidos en los apartados anteriores en el momento de notificar los datos adversos al responsable del fichero común.

• Además de una serie de requisitos, el proceso de inscripción en uno de estos ficheros también debe seguir un procedimiento con una serie de tiempos de espera. Para empezar, no se puede comunicar deudas con menos de cuatro meses de antigüedad según explica la AEPD. Del mismo modo, el titular del fichero está obligado a comunicar al interesado su inclusión en un plazo de 30 días y de no hacerlo estaría incurriendo en una falta grave sancionable. Este plazo de diez días sirve también para que el moroso pueda modificar sus datos bien porque la deuda no existe, porque la cuantía es diferente o cualquier otro supuesto. Para ello hay que dirigir una solicitud como la que os muestro a continuación, bien al acreedor o al responsable del fichero común aportando un principio de prueba que ampare la petición. Hay que tener en cuenta que desde el registro siempre comprobarán los datos con quien les ha facilitado los datos (el acreedor), que a su vez tiene diez días para responder. En caso de no recibir contestación se debería proceder a la rectificación o cancelación cautelar de esos datos.

CARTA SOLICITUD BAJA EN REGISTROS DE MOROSOS

DATOS DEL RESPONSABLE DEL FICHERO:
Dirección de la oficina de Acceso: C/ ..............
Codigo postal: ..........Localidad: ..........
Provincia: .........

DATOS DEL SOLICITANTE:
D./Dª…………………………………………………………………………………………….. mayor de edad, con domicilio en la calle …………………………………………………………………………………………, número ….., piso...Localidad ……………………. Código Postal …………., con DNI ……………, del que acompaña fotocopia, por medio del presente escrito manifiesta su deseo de ejercer su derecho de cancelación, de conformidad con los artículos 16 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, y el artículo 15 del Real Decreto 1332/94, que desarrolla dicha Ley.

SOLICITA

1.- Que se proceda a la efectiva cancelación en el plazo de diez días desde la recepción de esta solicitud, de los datos relativos a mi persona que se encuentren en el ASNEF que relaciono a continuación, al no existir vinculación jurídica o disposición legal que justifique su mantenimiento.
2.- Los datos que hay que cancelar se enumeran en la hoja anexa, haciendo referencia a los documentos que se acompañan en esta solicitud y que acreditan la procedencia de la misma.

3.- Cualquier comunicación que hubiere lugar, ruego la realicen a la dirección arriba indicada.

4.- Que en el caso de que el responsable del fichero considere que la cancelación no procede, lo comunique en el plazo de diez días señalado.
En ……………………, a ……… de ………………. de .....
Fdo.:..............................
ANEXO (DATOS QUE DEBEN CANCELARSE DATO A CANCELAR DOCUMENTO ACREDITATIVO)



Pese a la obligación legal de informar sobre la inclusión en el fichero, puede ocurrir que una persona desconozca si está o no incluido por un cambio de domicilio u otra circunstancia. Por eso mismo, cualquier ciudadano tiene derecho a acceder a sus datos, que el responsable del fichero debe comunicarle junto con las evaluaciones y apreciaciones que se han comunicado sobre el mismo en los últimos seis meses incluyendo el nombre y dirección de los cesionarios. El plazo para contestar es de un mes y pasado ese tiempo lo más recomendable es acudir a la AEPD.

La única forma de salir de estos ficheros de morosos es cumpliendo con la deuda, demostrando que esta no existe, una vez ha concluido el plazo legal máximo de permanencia (establecido en seis años).
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viernes, 13 de agosto de 2010

CLAVES DE LA LEY DE MEDIDAS DE LUCHA CONTRA LA MOROSIDAD


El pasado 7 de julio entró en vigor la Ley 15/2010, de Medidas de Lucha contra la Morosidad en Operaciones Comerciales, modificando la Ley 24/2004.
Esta nueva ley pretende hacer frente al creciente aumento de impagos y retrasos en el abono de las facturas vencidas.

Las claves de la nueva ley de medidas de lucha contra la morosidad son las siguientes:

  1. La Ley se aplica a los pagos derivados de operaciones comerciales entre empresas, entre empresas y Administración, y también entre el contratista principal y sus proveedores y subcontratistas. Esta ley no es aplicable si Ud. vende a consumidores finales, a quienes tendrá que seguir acosando por la vía judicial.

  2. Los plazos de pago se cuentan por días naturales, aunque sean festivos. Es más, aunque pactamos con nuestros clientes o proveedores el no contar los periodos vacacionales a efectos de pago, ese pacto es nulo.

  3. El plazo máximo para pagar las facturas es de 60 días para el común de los mortales y este plazo no se puede ampliar por acuerdo entre partes. Por tanto: se acabaron los pagos a 90 y 120 días, aunque se mantienen los plazos inferiores, pues la norma no nos permite pactar para aumentar el plazo de 60 días pero sí para reducirlo. Para la Administración, el plazo límite de pago se reduce a 30 días.
    Ninguno de los dos plazos será efectivo hasta 1 de enero de 2013, mientras tanto los plazos se irán reduciendo progresivamente, según un calendario que es diferente para la Administración y para la empresa privada. Por ahora, quédense con la idea que actualmente el plazo máximo de pago para las empresas es de 85 días hasta el 31/12/2011, y el de la Administración es de 55 días hasta el 31/12/2010.

  4. El plazo máximo para enviar la factura a los clientes es de 30 días desde que prestemos el servicio o reciban la mercancía.

  5. Cuando el deudor se retrase en el pago, le podremos exigir los costes de cobro con un máximo del 15% de la deuda o, si ésta no supera los 30.000 €, el límite de costes que podemos reclamar es el monto de la propia deuda.

  6. Son nulas las cláusulas abusivas que perjudiquen al acreedor y se entiende que lo son, aquéllas que sirvan para que el deudor se “financie” a expensas del acreedor y todo lo que suponga alterar los plazos o intereses legales sin razones objetivas.

  7. Cambios en las Cuentas Anuales: a partir del ejercicio 2010, se deben mencionar expresamente en la Memoria los plazos de pago a los proveedores.

Pero ante cualquier retraso en el pago, como os indicaba en la entrada "MODELO CARTA RECLAMACION DEUDA", la utilización de una carta puede resultar una herramienta muy útil y económica cuando en nuestra empresa no se disponen de recursos humanos, materiales y financieros para realizar una gestión de cobros telefónica o mediante visitas al moroso.

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lunes, 9 de agosto de 2010

CARTA ADVERTENCIA AL TRABAJADOR


Dar un toque de atención o advertir a un empleado, puede ser el detonante para que un trabajador retome el camino de la buena gestión en su puesto de trabajo.
La carta de advertencia puede ser efectiva en el momento en el que se entrega el escrito al trabajador, pero para que la efectividad se prolongue en el tiempo y pueda ser utilizada si el empleado no reconduce su forma de proceder, siempre habrá que realizarla por escrito.
En el caso que el trabajador continúe con su mala gestión en el puesto de trabajo o su baja productividad se vea incrementada, esta carta de advertencia puede servir de apoyo y referencia a una futura carta de amonestación, antes del despido definitivo.

Las comúnmente denominadas “llamadas de atención”o la simple advertencia verbal no constituyen una sanción disciplinaria propiamente dicha. Por tanto no debemos de confundir en ningún momento, la carta de advertencia con la carta de amonestación o apercibimiento que es la sanción más leve, la cual habrá que efectuar por escrito y constará como antecedente en el legajo del trabajador.
CARTA DE ADVERTENCIA

A la atención de D.…………………………..
En……………., a... de……….. de……….
Muy Sr. nuestro:
Por medio de la presente, la Dirección de esta Compañía le quiere manifestar su descontento con la gestión que viene desarrollando de su puesto de trabajo.
Su deficiente desempeño resulta especialmente grave en su caso, dado que Vd. ocupa el puesto de ………………………………… lo que conlleva necesariamente una mayor, diligencia e interés en el desarrollo del trabajo, siendo Vd. el máximo responsable de la gestión y aplicación de las directrices en el departamento.
En concreto, se han detectado irregularidades en la gestión de ……………………….., así como en la gestión del equipo de personal que tiene bajo su responsabilidad.
  1. En primer lugar, la Dirección de la Compañía, ha detectado graves problemas de gestión de………………………………….
    En efecto, le recordamos, en lo que respecta a la………………………… (Recordar las tareas y responsabilidades al respecto)
  2. Por otra parte, y como bien sabe, Vd. debe coordinar correctamente el equipo de empleados asignados, de modo tal que se garantice en todo momento personal suficiente para atender las necesidades del servicio y no se repitan circunstancias como las acaecidas, puesto que, por ejemplo, (poner ejemplo), sin que se hubiera garantizado la correcta coordinación del servicio.

Pues bien, y a pesar de la gravedad de estos hechos, la Empresa ha decidido no tomar ninguna medida disciplinaria al respecto, si bien, le dirigimos la presente para recordarle la necesidad de que actúe con la diligencia debida en el ejercicio de sus funciones y con atento cumplimiento de la normativa, puesto que de lo contrario, la Dirección de este centro se vería obligada a adoptar las medidas disciplinarias que resulten oportunas.

Sin otro particular, le rogamos firme copia de la presente a los meros efectos de darse por notificado del contenido de la misma.

Atentamente,


D.……………………….

Recibí D.……………………………..


En caso de que el destinatario de la presente comunicación rechazare su recepción, firman este documento dos testigos presentes de dicha negativa.
D._____________________ D._______________________

Por otro lado si eres un trabajador y has sido advertido verbalmente o por escrito, que sepas que no hay opción de impugnación ya que no se trata de una sanción, sino simplemente de una advertencia. Pero debes tener muy claro que no es una sanción, si aparece la palabra amonestación o apercibimiento en el escrito ten mucho ojo, ya que en ese caso seguramente se trate de una sanción.

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