A pesar del uso extendido del correo electrónico y el fax, las cartas siguen teniendo gran protagonismo en la vida empresarial mucho más amplio que en la vida ordinaria.

No existen cartas sin importancia en la empresa. Todas representan la posibilidad de establecer una relación, influir en determinas personas, establecer mejores relaciones comerciales o darse a conocer por los clientes potenciales.

Se envían cartas para remitir o solicitar información, resolver dudas, vender nuevas ideas y servicios, cartas de recordatorio, felicitaciones, y en general para mantener el contacto con las relaciones de la compañía.

La información recogida en este blog lo es solamente a nivel orientativo, antes de hacer uso de los modelos de cartas, escritos y contratos de los post, el visitante debe verificar su contenido y actualidad en alguna fuente oficial.




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miércoles, 23 de marzo de 2011

Modelo convocatoria reunión

La convocatoria a una reunión es el medio por el cual el convocante invita a los participantes o convocados a una reunión.

La convocatoria la emite quien desea celebrar la reunión y tiene carácter formal cuando se cumplen los siguientes requisitos:

  1. Se realiza por escrito.

  2. Contiene la información sobre lugar, fecha y hora de la reunión.

  3. Incluye el orden del día o agenda de la reunión, es decir, la relación de los temas que han de tratarse.

Toda reunión para que resulte eficaz debe convocarse formalmente mediante notificación emitida normalmente por escrito, por la persona que la solicita y dirigida a todos los asistentes, incluyendo (si fuera posible) la siguiente información:

  • Objeto de la Reunión.

  • Orden del Día.

  • Fecha, hora y lugar de la reunión.

  • Duración estimada (u hora de finalización).

  • Relación de asistentes (Internos y Externos).

  • Responsable de la Reunión (moderador, secretario o responsable).

  • Responsable de elaboración del Acta de la Reunión.

  • Se muestra a continuación un ejemplo de convocatoria.

CONVOCATORIA REUNIÓN DE ............................


Fecha: ............

Hora de Inicio: ..:.. hs.
Hora de finalización: ..:.. h.



Asistentes:
Sra. ..............- RR.HH.
Sr. ............- Comercial
Sr. .........– Dir. General
Sra. ..........- Financiero
Sr. ..............- Técnico



ORDEN DEL DÍA



1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.
2. Análisis de la cuenta de explotación y balance de primer semestre 2004
3. Proyectos en curso.
4. Ofertas presentadas / ofertas aceptadas.
5. Informe de RR.HH.



Se adjunta la documentación correspondiente a los puntos 1 a 4 del orden del día. Se hará entrega del informe de Recursos Humanos al inicio de la reunión.


En este modelo de convocatoria no se hace referencia a los responsables de la dirección de la reunión y al redactor del acta porque al tratarse de un ejemplo del comité de dirección de una empresa, estas responsabilidades ya están establecidas y resultaría reiterativo.
Tampoco se cita el lugar de celebración de la reunión ya que, al tratarse de una reunión del comité de dirección, ya está establecido.
Los asistentes se enumeran por orden alfabético para evitar susceptibilidades.

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